Oiva Talotekniikka Oy (jäljempänä Oiva) tarjoaa Oiva Locker™ -palvelua organisaatioille, kuten kirjastoille,
oppilaitoksille ja työpaikoille (jäljempänä asiakasorganisaatio). Tässä selosteessa kerrotaan, miten palvelun
käyttäjien henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Selostetta päivitetään tarvittaessa, ja voimassa oleva versio on aina tällä sivulla. Päivitetty marraskuussa 2026.
1. Rekisterinpitäjä
Oiva Lockeria käytetään asiakasorganisaation tarjoamana palveluna. Se, kuka toimii henkilötietojen
rekisterinpitäjänä, määräytyy Oivan ja asiakasorganisaation välisen sopimuksen mukaan:
Kun rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio, Oiva käsittelee tietoja asiakasorganisaation lukuun ja
sen ohjeiden mukaisesti. Tällöin käsittelyyn sovelletaan myös asiakasorganisaation omaa
tietosuojaselostetta.
Muulloin rekisterinpitäjä on Oiva Talotekniikka Oy, Tuupakantie 3, 01740 Vantaa.
Jos et tiedä, kumpi koskee sinua, voit kysyä asiakasorganisaatiolta tai Oivalta (tietosuojavastaava@oiva.fi).
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Heikki Kalliokoski
Oiva Talotekniikka Oy
Tuupakantie 3
01740 Vantaa
tietosuojavastaava@oiva.fi
3. Rekisterin nimi
Oiva Locker™ -palvelun käyttäjätiedot.
4. Käsiteltävät tiedot
Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten asiakasorganisaatio on ottanut palvelun käyttöön:
Tunnistetiedot: käyttäjätunnus tai tunnistekortin, kuten kirjastokortin, numero sekä palveluun
rekisteröityneellä käyttäjällä palvelun oma PIN-koodi. Kun käyttäjä tunnistetaan asiakasorganisaation
järjestelmässä, kuten kirjastojärjestelmässä tai käyttäjähakemistossa, kyseisen järjestelmän
salasanaa tai PIN-koodia ei tallenneta Oiva Lockeriin.
Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero siltä osin kuin niitä tarvitaan palvelun
ilmoituksiin.
Käyttöhistoria: mitä on lainattu, mistä lokerosta sekä lainauksen ja palautuksen ajankohdat.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietoja käsitellään lainauspalvelun tuottamiseksi: käyttäjän tunnistamiseen, lokeron avaamiseen, lainojen ja
palautusten kirjaamiseen sekä niihin liittyviin ilmoituksiin. Kun asiakasorganisaatio on rekisterinpitäjä, se
määrittää käsittelyn perusteen. Kun rekisterinpitäjä on Oiva, käsittely perustuu Oivan oikeutettuun etuun
tuottaa asiakasorganisaation tilaamaa lainauspalvelua sen käyttäjille. Tietoja ei käytetä markkinointiin.
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen ja palvelun käytön yhteydessä sekä
asiakasorganisaation järjestelmistä, kuten kirjastojärjestelmästä tai käyttäjähakemistosta, kun käyttäjä
tunnistetaan niiden kautta. Käyttöhistoria syntyy palvelun käytöstä.
7. Tietojen luovutukset ja alihankkijat
Tietoja ei luovuteta muille kuin asiakasorganisaatiolle. Palvelun tuottamisessa käytetään alihankkijoita,
kuten palvelin-, tietokanta-, tekstiviesti- ja sähköpostipalvelujen tarjoajia, jotka käsittelevät tietoja
vain palvelun tuottamiseksi.
8. Säilytysajat
Kirjastokortilla tunnistautuneen lainaajan sähköpostiosoite poistetaan, kun laina palautetaan.
Käyttäjätiedot poistetaan automaattisesti, kun palvelua ei ole käytetty asiakasorganisaatiokohtaisesti
määritettyyn aikaan (oletuksena 180 vuorokautta viimeisestä lainauksesta tai rekisteröitymisestä).
Myös poistetuksi merkityn käyttäjätilin tiedot poistetaan lopullisesti viimeistään tällöin.
Käyttäjätunnuksia, joilla on peruskäyttöä laajemmat oikeudet (esimerkiksi ylläpitäjät), ei poisteta
automaattisesti.
Käyttöhistoria säilytetään tilastointia varten ilman yhteyttä käyttäjään, joten siitä ei voi tunnistaa
henkilöä.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Tietojen suojaus
Tiedot säilytetään sähköisesti palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojatuissa järjestelmissä
palveluntarjoajien konesaleissa, joihin pääsy on rajoitettu ja valvottu. Tietoihin pääsevät vain ne Oivan ja
asiakasorganisaation henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään, kukin omilla tunnuksillaan.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi sekä pyytää niiden korjaamista tai poistamista, käsittelyn rajoittamista
ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä.
Pyynnöt voi osoittaa rekisterinpitäjälle tai Oivalle (tietosuojavastaava@oiva.fi). Jos rekisterinpitäjä on
asiakasorganisaatio, Oiva välittää sille saamansa pyynnön ja avustaa sitä pyynnön käsittelyssä.
Henkilöllisyys varmistetaan ennen pyynnön käsittelyä, tarvittaessa asiakasorganisaation avulla. Pyyntöihin
vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa.
12. Valvontaviranomainen
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu
(tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi, puh. 029 566 6700).